(Anonieme) meldingen: wat moet je ermee en wat kun je ermee?

Steeds meer werkgevers krijgen te maken met (anonieme) meldingen over een onveilige werkomgeving. Hoewel het meestal duidelijk is dat onderzoek noodzakelijk is, kan het onduidelijk zijn hoe dit moet worden aangepakt. Welk type onderzoek is het meest geschikt? Doe je het zelf of besteed je het uit? Zijn werknemers verplicht mee te werken? In deze blog bespreek ik welke onderzoeken mogelijk zijn naar aanleiding van (anonieme) meldingen en wat wordt beschouwd als een deugdelijk onderzoek, mede in het licht van de rechtspraak over dit onderwerp.

Wettelijke verplichting van de werkgever

Werkgevers hebben een wettelijke zorgplicht om een veilige en gezonde werkomgeving te waarborgen. Dit betekent ook dat zij verplicht zijn een onderzoek te starten wanneer zij (anonieme) meldingen ontvangen over een onveilige werkomgeving. Welk type onderzoek passend is, hangt af van de aard van de meldingen en het doel van het onderzoek.

Het doen van onderzoek

Wanneer (anonieme) meldingen binnenkomen die nog niet gericht zijn op een specifieke persoon of gebeurtenis, is het aan te raden te beginnen met een cultuur- of oriënterend onderzoek. Deze onderzoeken geven inzicht in de organisatiecultuur en bieden een breder beeld van de gevoelens en ervaringen binnen de organisatie. Cultuur- of oriënterende onderzoeken worden over het algemeen gedaan aan de hand van (anonieme) vragenlijsten of interviews.

Als uit de meldingen – of uit het oriënterende of cultuuronderzoek – herhaaldelijk een specifieke naam van een werknemer of een concrete gebeurtenis naar voren komt, kan dit aanleiding zijn voor een meer specifiek (vervolg)onderzoek. Dit kan bijvoorbeeld een persoonsgericht of feitenonderzoek zijn, waarmee beter kan worden vastgesteld wat zich precies heeft voorgedaan.

Persoonsgerichte of feitelijke onderzoeken moeten zorgvuldig en volgens specifieke eisen worden uitgevoerd. Het onderzoek moet onafhankelijk en voortvarend plaatsvinden, en het principe van hoor en wederhoor moet worden gewaarborgd. Daarnaast heeft de werkgever de plicht om zich gedurende het onderzoek tegenover zowel de beklaagde als de klagers als een goed werkgever te gedragen.

Interne onderzoekers of een extern bureau?

Hoewel het onderzoek onafhankelijk moet zijn, betekent dit niet dat een werkgever het onderzoek niet zelf mag doen. In sommige gevallen kan zo’n intern onderzoek zelfs de voorkeur hebben boven het inschakelen van een extern bureau, bijvoorbeeld om ongewenste publiciteit te voorkomen en de belangen van zowel de melder als de beklaagde te beschermen. Dit wordt ook benadrukt in de Handreiking Cultuurverandering op de werkvloer.

Het onderzoek in de rechtspraak

Rechters hechten – niet onbegrijpelijk – veel waarde aan de zorgvuldigheid van een onderzoek. Ze beoordelen onder meer of is voldaan aan de eerdergenoemde vereisten: onafhankelijkheid, voortvarendheid en de mogelijkheid tot hoor en wederhoor. Wanneer een onderzoek niet aan deze eisen voldoet, kan dit voor rechters een reden zijn om bijvoorbeeld een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst af te wijzen. Onderzoeken die uitsluitend gebaseerd zijn op anonieme meldingen, zijn doorgaans onvoldoende om een dergelijk verzoek te onderbouwen.

Over het algemeen zijn de resultaten van een persoonsgericht of feitenonderzoek beter geschikt om rechtsgevolgen aan te verbinden. Dit in tegenstelling tot cultuuronderzoeken, die niet primair bedoeld zijn om schuld of onschuld vast te stellen.

Het bovenstaande werd recent bevestigd door een kantonrechter , die oordeelde dat oriënterende onderzoeken niet geschikt zijn als basis voor ingrijpende juridische beslissingen. De reden hiervoor is dat deze onderzoeken vaak meer steunen op gevoel dan op feiten en daardoor geen ruimte bieden voor een zorgvuldig proces van hoor en wederhoor. Om die reden mocht een cultuur- of oriënterend onderzoek volgens de rechter niet dienen als grondslag voor een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst.

Conclusie

Hoewel meldingen over een onveilige werkomgeving – of over een persoon – nooit prettig zijn, is het essentieel dat je als werkgever hierop voorbereid bent. Zeker omdat de werkgever de verantwoordelijkheid heeft dergelijke meldingen tijdig en op de juiste manier te behandelen.

Dit begint met beleid op te stellen over het melden van grensoverschrijdend of onveilig gedrag, bijvoorbeeld door dit op te nemen in het personeelshandboek. Een werknemer weet zo waar hij terechtkan met verschillende soorten meldingen. Een stap verder is het in kaart brengen hoe een werkgever aan de slag gaat met een dergelijke melding.  Dit zorgt niet alleen voor duidelijkheid over waar en hoe meldingen kunnen worden gedaan, maar ook over eventuele vervolgstappen die worden genomen zodra een melding binnenkomt.

Samengevat, is het verstandig om goed voorbereid te zijn op een melding. Een leidraad hiervoor kan de Handreiking Cultuurverandering op de Werkvloer zijn. Deze biedt niet alleen inzicht in effectieve preventie- en aanpakstrategieën, maar ook in de juiste manier om met meldingen om te gaan. Door in alle rust een duidelijk beleid op te stellen, creëer je een stevige basis, waardoor je beter kunt handelen als zich daadwerkelijk een melding voordoet.