Arbeidsrelaties onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Per 25 mei 2018 zal de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) van toepassing worden. De AVG brengt nieuwe regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens met zich mee. Werkgevers verwerken op vele manieren persoonsgegevens: het personeelsdossier, verzuimregistratie, cameratoezicht of bijvoorbeeld een vingerafdruk of irisscan als onderdeel van het beveiligingssysteem.
Een geruststelling ter begin: veel blijft hetzelfde geregeld als op dit moment in de Wet bescherming persoonsgegevens. Zo zullen de kernbegrippen nauwelijks veranderen en blijven de mogelijke verwerkingsgronden gelijk. Ook zal nog steeds een afwijkend regime gelden voor verwerking van bijzondere persoonsgegevens.
Belangrijke wijzigingen in de rechten en verplichtingen in een arbeidsrelatie
In het vervolg van dit artikel worden enkele zaken uit de AVG uitgelicht die een wijziging met zich zullen meebrengen in de arbeidsrelatie.
- Uitbreiding rechten voor werknemers
De AVG kent een uitbreiding van het recht op inzage van werknemers. Onder de huidige Wet Bescherming Persoonsgegevens bestaat al het recht voor de werknemer om inzage te verkrijgen in de verwerking van gegevens die op hem of haar betrekking hebben. Dit recht wordt nu uitgebreid: op verzoek van de werknemer moet ook inzage worden gegeven in bijvoorbeeld de bewaartermijn van persoonsgegevens en of er sprake is van automatische besluitvorming op basis van de persoonsgegevens.
Tevens krijgt de werknemer het recht op kopie, hetgeen inhoudt dat de werknemer op verzoek een kopie van het gehele personeelsdossier verstrekt moet worden (waarbij door de werkgever wel rekening moet houden met rechten van derden – als er bijvoorbeeld gevoelige informatie over een andere werknemer in het dossier staat zal de werkgever deze onleesbaar moeten maken).
Verder geldt ‘the right to be forgotten’. Persoonsgegevens moeten onder bepaalde omstandigheden op verzoek van de werknemer worden verwijderd, bijvoorbeeld als de werknemer zijn toestemming voor gegevensverwerking intrekt (en er geen andere rechtsgrondslag is voor de verwerking, zoals een arbeidsovereenkomst op grond waarvan de verwerking noodzakelijk is), als de werknemer bezwaren heeft tegen de verwerking en er zijn geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking, of als de verwerking onrechtmatig was.
- Uitbreiding verplichtingen voor werkgevers
Voor werkgevers geldt allereerst een informatieplicht richting werknemers. Deze informatieplicht is het spiegelbeeld van het recht van inzage voor werknemers. Ook de informatieplicht bestaat onder de huidige wet al, maar wordt uitgebreid. Een werkgever dient werknemers actief te informeren over de identiteit en contactgegevens van de werkgever en organisaties die namens de werkgever persoonsgegevens verwerkt (arbodienst, verzuimverzekeraar, etc.), voor welk doel en met welke grondslag persoonsgegevens worden verwerkt, of persoonsgegevens naar het buitenland worden getransporteerd en welke waarborgen gelden voor de privacybescherming, bewaartermijnen van persoonsgegevens en de rechten van werknemers met betrekking tot persoonsgegevens.
Ook geldt voor bijna alle werkgevers een documentatieplicht: de verplichting om een register bij te houden waarin alle verwerkingen van persoonsgegevens zijn opgenomen. Per verwerking moet worden bijgehouden voor welk doel de gegevens worden verwerkt, welke categorieën gegevens worden verwerkt, aan wie de gegevens worden verstrekt (en in het geval van verstrekking aan landen buiten de EU: documentatie waaruit blijkt dat er passende waarborgen zijn), de bewaartermijnen en een beschrijving van de beveiligingsmaatregelen. Werk aan de winkel dus.
En nog veel meer…
Overige materiële wijzigingen zijn onder meer dat werkgevers in sommige gevallen een functionaris voor gegevensverwerking aan zullen moeten stellen en voor bepaalde verwerkingen een zogenaamd privacy impact assessment moeten uitvoeren.
Dit is slechts een greep uit de wijzigingen die de AVG met zich mee zal brengen in de arbeidsrelatie. Wij adviseren werkgevers om ruim vóór mei 2018 de gegevensverwerking in lijn te brengen met de verplichtingen uit de AVG. Neemt u hiervoor gerust contact op met Mick Hurks.
Bent u geïnteresseerd in meer informatie over de gevolgen van de AVG voor uw organisatie, meldt u zich dan nog aan voor het seminar over dit onderwerp van 2 november 2017. Meer informatie en de mogelijkheid om u aan te melden vindt u hier.