Hoe zit het ook alweer met een werkgeversverklaring?

Een werknemer verzoekt de werkgever om een werkgeversverklaring. Is een werkgever verplicht om daaraan mee te werken? Kan een werknemer binnen de arbeidsrelatie rechten ontlenen aan een werkgeversverklaring? Hoe zit dat ook alweer en wat hebben we hierover geleerd uit rechtspraak? In deze blog zullen we deze vragen beantwoorden.

Wat is een werkgeversverklaring en waarvoor wordt het gebruikt?

Een werkgeversverklaring geeft inzicht in de inkomenssituatie van een werknemer. Het is vaak nodig in verband met het aangaan van (langdurige) financiële verplichtingen, zoals een hypotheek of huurwoning. Een werkgeversverklaring wordt veelal afgegeven in de vorm van een – door de hypotheekverstrekker of verhuurder opgestelde – vragenlijst die de werkgever zo volledig mogelijk en naar waarheid moet invullen.

Is een werkgever verplicht om een werkgeversverklaring te geven?

Een werkgever is niet wettelijk verplicht om een werkgeversverklaring aan een werknemer te verstrekken. Het is uiteindelijk aan de werkgever om dat te bepalen, rekening houdend met de normen van goed werkgeverschap. Van werkgevers mag worden verwacht dat zij helpen waar het kan, tenzij een werknemer daardoor mogelijk in financiële problemen kan komen. Bij twijfel is het verstandig dat vooraf met de werknemer te bespreken. Er is geen rechtspraak bekend waarin de werknemer een werkgeversverklaring bij zijn werkgever probeerde af te dwingen.

Mogelijke (onbedoelde) consequenties binnen de arbeidsrelatie

Een werknemer kan in principe binnen de arbeidsrelatie geen rechten ontlenen aan een werkgeversverklaring, of de daarin opgenomen intentieverklaring om het dienstverband voor (on)bepaalde tijd voort te zetten.

Het is desalniettemin verstandig om dit ook duidelijk (en schriftelijk) kenbaar te maken aan de werknemer, met name wanneer een werknemer de verklaring bijvoorbeeld zou kunnen opvatten als een toezegging tot een vast contract, bepaald salaris of bonus. Dat een werkgeversverklaring dan toch mee kan spelen in de uitleg van (onduidelijke of ontbrekende) afspraken, blijkt ook uit rechtspraak.

Drie voorbeelden uit de rechtspraak

1. Gerechtvaardigd vertrouwen op een vast contract?

Een werknemer met een tijdelijk dienstverband mag op basis van een in de werkgeversverklaring opgenomen intentieverklaring er niet gerechtvaardigd op vertrouwen dat de arbeidsovereenkomst ook daadwerkelijk wordt voortgezet of dat sprake is van een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Kantonrechter Den Bosch was van oordeel dat de vier werkgeversverklaringen – waarin stond vermeld dat werknemer een dienstverband voor onbepaalde tijd had – “niet zonder meer met zich brengen dat de werknemer erop mocht vertrouwen dat hij ook daadwerkelijk een vast dienstverband had gekregen”. Het was immers niet duidelijk dat de werknemer de verklaringen ook aanvroeg om op papier te krijgen dat hij voor onbepaalde tijd in dienst was, de werkgeversverklaring bovendien (tot viermaal toe) was afgegeven door een administratief medewerker zonder overleg met de directie, en ook anderszins geen bindende toezeggingen zijn gedaan door de werkgever.

2. Bonus

Bij de beantwoording van de vraag of een bonus tot het vaste salaris van een werknemer behoort kan een werkgeversverklaring ook een rol spelen, zo werd in 2020 bevestigd door kantonrechter Rotterdam.

In deze zaak waren geen schriftelijke afspraken gemaakt, maar mocht de werknemer er toch gerechtvaardigd op vertrouwen dat de ‘juni-bonus’ onderdeel van de arbeidsvoorwaarden was geworden mede door de vastlegging in de werkgeversverklaring (vaste bonus, gelijk aan maandsalaris, uitbetaling in juni) en op de loonstroken. Ook kon de toekenning van die bonus in dit geval goed worden verklaard vanuit de functiewijziging van de werknemer die ook was vermeld in de werkgeversverklaring.

3. Dertiende maand

Een werknemer maakte recent – mede op basis van de werkgeversverklaringen – aanspraak op doorbetaling van een (vaste) dertiende maand gedurende arbeidsongeschiktheid.

In de arbeidsovereenkomst was opgenomen dat de werkgever de vrijheid had om een dertiende maand wel of niet uit te keren, maar in de praktijk werd de dertiende maand elk jaar uitgekeerd. In de uitleg van afspraken over een dertiende maand als vast loonbestanddeel werd ook gekeken naar de werkgeversverklaring(en). Kantonrechter Breda oordeelde namelijk: “Daar komt nog bij dat er twee werkgeversverklaringen zijn waarin is opgenomen dat er sprake is van een vaste (onvoorwaardelijke) dertiende maand. Weliswaar is dat gezien de aard en het doel van een werkgeversverklaring niet allesbepalend, maar het speelt wel een rol bij de uitleg van wat partijen zijn overeengekomen.” De werkgever moest nog 70% van de achterstallige dertiende maanden over de jaren 2019, 2020 en 2021 uitbetalen aan de arbeidsongeschikte werknemer.

Aandachtspunten voor werkgevers

Wat in een werkgeversverklaring wordt opgenomen is dus niet geheel vrijblijvend. Werkgevers moeten er rekening mee te houden dat een werkgeversverklaring onder omstandigheden toch (onbedoeld) consequenties kan hebben voor de arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaarden. Maak daarom expliciet duidelijk dat de werknemer geen andere rechten kan ontlenen aan de werkgeversverklaring dan waarvoor de werkgeversverklaring bedoeld is.