Hoe zit het ook alweer met vakantiedagen van werknemers?

Het is inmiddels de laatste week van de zomervakantie. Dat betekent dat de scholen weer gaan beginnen en het gros van de werknemers weer terugkeert naar kantoor. Een mooi moment om een kritische blik te werpen op het thema ‘vakantiedagen’. We laten ons licht schijnen over enkele relevante onderwerpen die betrekking hebben op vakantiedagen.

Minimaal vier weken vakantie met behoud van loon

Vakantie is bedoeld om de werknemer in staat te stellen uit te rusten en over een periode van ontspanning en vrije tijd te beschikken.

Het minimumaantal vakantiedagen per jaar (‘wettelijke vakantiedagen’) staat gelijk aan viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week. Voor een werknemer die 40 uur per week werkt is de rekensom als volgt:

4 x 40 uur p/w = 160 uur p/j = 20 wettelijke vakantiedagen op basis van een 8-urige werkdag

Een werknemer kan ook extra vakantiedagen boven op het wettelijk minimum (‘bovenwettelijke vakantiedagen’) krijgen of andere vormen van vrijetijdsaanspraak (‘vrije uren’) die kwalificeren als vakantie indien ze worden toegekend in verband met herstel van de werkbelasting die op de werknemer drukt. Dat de werknemer de vrijetijdsaanspraak vervolgens op een later moment een andere bestemming geeft, zoals de aanschaf van een fiets of extra salaris, doet daar niet aan af. Het doel bij toekenning aan de werknemer daarvan is namelijk bepalend voor de kwalificatie van de vrijetijdsaanspraak als vakantie.

Ruim loonbegrip voor wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

Uit de wet volgt dat de werknemer gedurende zijn vakantie recht behoudt op loon. Het idee daarachter is dat een werknemer er tijdens zijn vakantie financieel gezien niet op achteruit gaat, maar in een situatie wordt gebracht die qua beloning vergelijkbaar is met de situatie waarin hij werkt.

Dat geldt voor (boven)wettelijke vakantiedagen of vrije uren die kwalificeren als vakantie. Recent oordeelde de Hoge Raad dat de wet niet toestaat dat voor bovenwettelijke vakantie een minder ruim loonbegrip wordt overeengekomen dan geldt voor wettelijke vakantie. Vrije uren, die als vakantie kwalificeren gelet op het doel bij toekenning daarvan, moeten uitbetaald worden voor het gehele overeengekomen loon (inclusief de onregelmatigheidstoeslag).

Het verschil tussen de vervaltermijn en verjaring van vakantiedagen

Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd. Dit volgt uit de wet. Bovenwettelijke vakantiedagen vervallen pas na vijf jaar. Vakantiedagen verjaren in principe vijf jaar na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is ontstaan.

Let op: geen verval, dan ook geen verjaring

Vakantiedagen die niet binnen de vervaltermijn zijn opgenomen vervallen, tenzij (1) de werkgever niet tijdig heeft gewezen op verval van vakantiedagen of (2) de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest of gesteld om vakantie op te nemen, bijvoorbeeld in geval van ziekte.

De aanspraak van een werknemer op wettelijke vakantiedagen die niet zijn vervallen, in verband met voorgenoemde uitzonderingen, verjaren ook niet. En dat kan bijvoorbeeld bij een einde van het dienstverband leiden tot een (hoge) vordering van openstaande vakantiedagen die nog moeten worden uitbetaald tegen het huidige of laatstverdiende loon.

Actieve informatie- en zorgplicht

De werkgever moet ervoor zorgen dat de werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft om zijn jaarlijkse vakantie met behoud van loon op te nemen, en hem er zo nodig formeel toe moet aanzetten dat te doen (zorgplicht). Ook moet hij de werknemer tijdig en op duidelijke wijze informeren over het mogelijk verval van de dagen (informatieplicht).

Het aanvragen, verwerken en bijhouden van vakantiedagen is dus niet voldoende. Werkgevers doen er daarom verstandig aan om bijvoorbeeld aan het begin van het jaar een e-mail te sturen met het verlofsaldo van elke individuele werknemer en de mededeling welk deel daarvan per 1 juli van dat jaar vervalt. Deze e-mail kan, indien nodig, worden vervolgd met gesprek of reminder vóór 1 juli.

De werkgever draagt de bewijslast van de stelling dat hij aan deze verplichting heeft voldaan. Als de werkgever niet aan deze verplichting voldoet, komen vakantiedagen niet te vervallen of te verjaren!

Administratieve (registratie)verplichting

Een werkgever is wettelijk verplicht om een deugdelijke urenregistratie bij te houden van onder meer vakantie-uren, tenzij een werknemer meer verdient dan drie keer het minimumloon. Het ontbreken van een dergelijke registratie komt voor rekening en risico van de werkgever. Het kan leiden tot een boete van de Nederlandse arbeidsinspectie of een moeilijke bewijspositie in een juridische procedure.

Tips voor de praktijk

Het is voor werkgevers dus uiterst belangrijk om vakantiedagen te registreren, werknemers actief te informeren over verval van vakantiedagen (bijvoorbeeld per e-mail in januari), en – indien nodig – uitdrukkelijk aan te zetten (bijvoorbeeld tijdens een vervolggesprek in mei of juni) om elk jaar voldoende vakantie met behoud van het gebruikelijke loon op te nemen. Gebeurt dat niet (tijdig) dan vervallen en verjaren vakantiedagen dus ook niet.