Jacob en het inleveren van vakantiedagen

“Ik zou graag de in de afgelopen jaren gespaarde vakantiedagen in willen zetten voor een langdurig sabbatical, Jacob. Ben er wel aan toe na al die Covid-ellende.”

Het is maandagochtend, 10.00 uur. Jacob heeft net een teammeeting achter de rug en is zijn mails aan het bijwerken. Tussen de mails zit een verzoek van een medewerker. Jaartje of 30, klein behuisd, had veel moeite met thuiswerken. Wil nu dus een sabbatical.

Jacob belt zijn HR-Manager: “Zeg Sandra, vakantiedagen komen toch te vervallen indien ze niet binnen zes maanden na het jaar van opbouw worden opgenomen?’ “Ja ,in principe wel, tenzij de werknemer geen gelegenheid heeft gehad om ze op te nemen. Wat is er aan de hand?” Jacob legt uit dat één van de medewerkers spreekt over ‘gespaarde’ vakantiedagen terwijl de dagen volgens hem zouden zijn vervallen. “Dat zou dan gelden voor de wettelijke dagen, niet voor de bovenwettelijke dagen. Daar zit een verjaringstermijn van 5 jaar aan vast. Ik kan me herinneren dat onze advocaat hier ook iets over heeft gezegd in een webinar over vakantie en werknemers. Ik bel hem even.” “Ha Sandra, vertel. Wat is er aan de hand” zegt de advocaat. Sandra legt hem de casus uit en vertelt dat Jacob niet genegen is om een stuk of 60 vakantiedagen alsnog toe te kennen. “Jacob zegt: hij heeft ze al ingeleverd, ze zijn komen te vervallen.”

Vervallen vakantiedagen, of niet?

“Inderdaad: wettelijke vakantiedagen komen te vervallen indien ze niet binnen 6 maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd, zijn opgenomen. Belangrijke voorwaarde is dat de werknemer wel de gelegenheid moet hebben gehad om ze op te nemen. Dat is niet aan de orde bij langdurige en volledige arbeidsongeschiktheid, en ook niet wanneer bijv. de werkdruk het niet toelaat. Maar nog belangrijker: kan je je ons webinar nog herinneren? Daarin legden we uit dat je als werkgever een werknemer individueel moet informeren dat zijn of haar vakantiedagen dreigen te vervallen en moet je hem of haar erop wijzen (en de gelegenheid geven) om de dagen op te nemen. Ook moet je duidelijk maken dat wanneer de dagen niet tijdig worden opgenomen, ze zonder enige compensatie zullen komen te vervallen. Dit wordt nog weleens vergeten. Staat niet in de wet. Volgt uit Europese rechtspraak. Maar het wordt meer en meer opgepikt door werknemersadvocaten, dus je moet je er wel bewust van zijn.” “Volgens mij hebben wij nooit iets aan onze werknemers laten weten over het opnemen van vakantiedagen. Ze stemmen onderling hun vakanties af en dan volgt er zo’n aanvraag via ons ESS.” “OK, in dat geval vrees ik dat deze werknemer wel een punt heeft. Je kunt natuurlijk proberen om met hem een afspraak maken over dit sabbatical. Je hoeft niet per se in te stemmen met zo’n langdurige afwezigheid. Je moet een werknemer gedurende het jaar in ieder geval in de gelegenheid stellen om tweemaal een week vakantie te houden. Deze ‘sabbatical’ zou een afwezigheid van drie aaneengesloten maanden met zich brengen. Kijk eens wat voor impact dit heeft op het bedrijf. Je hebt dus wel wát onderhandelingsruimte. Maar voor de toekomst raad ik je aan om op individueel niveau te sturen op het opnemen van vakantiedagen. Kan overigens wellicht geautomatiseerd worden via jullie ESS. En anders moet je zelf aan de bak, vrees ik…”

“Thanks!”

 Tips

• Wettelijke vakantiedagen komen te vervallen indien ze niet zijn opgenomen uiterlijk 6 maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Uitzonderingen: 1) wanneer de werknemer niet in de gelegenheid was om ze op te nemen, bijvoorbeeld door volledige en langdurige arbeidsongeschiktheid of door hoge werkdruk. 2) wanneer de werkgever de werknemer niet volledig en individueel heeft geïnformeerd over het dreigende verval van vakantiedagen.
• Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren 5 jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Verjaring kan worden ‘gestuit’. Dat wil zeggen dat de werknemer communiceert dat hij de dagen wil behouden. Als hij dat doet, begint de verjaringstermijn