Vakantie voorbij, tijd voor vakantie!

Langzaam komen alle vakantiegangers weer terug naar het werk met een frisse blik op de tweede helft van 2024. Maar zijn de opgenomen vakantiedagen eigenlijk juist geregistreerd? Wie is daarvoor verantwoordelijk? En waarom is dat van belang?

Soorten vakantiedagen
In een eerdere blog van onze sectie hebben we uitgelegd hoe het ook al weer zit met vakantiedagen. Heel kort samengevat.

Belang administratie
Het belang van een goede administratie van vakantiedagen wordt hiermee direct duidelijk. Het gaat er daarbij niet alleen om hoeveel dagen iemand nog heeft maar ook hoeveel er daarvan wettelijk zijn en hoeveel bovenwettelijk. Kenden bedrijven vroeger nog de zogenoemde vakantiekaart waarop personeelszaken de dagen bijhield, tegenwoordig gebeurt registratie veelal per app of portal. Het is dan aan de werknemer om daar vakantiedagen zelf te registreren. Maar wat nu als dat niet of niet goed gebeurt. Hoe worden de dagen dan (achteraf?) vastgesteld?

Bewijslast
De bewijslast van het aantal (resterende) vakantiedagen ligt in beginsel bij de werknemer. Maar op grond van de wet is de werkgever verplicht om aan de werknemer bij het einde van de arbeidsovereenkomst opgave te doen van nog resterende vakantiedagen. Hier is in de rechtspraak uit afgeleid dat op de werkgever de verplichting rust een deugdelijke vakantieadministratie bij te houden. Dat betekent dat als er onenigheid ontstaat over het verlof saldo de werkgever in beginsel een deugdelijke vakantieadministratie moet kunnen laten zien om een aanspraak van de werknemer te kunnen betwisten. Laat de werkgever dit na dan is de kans levensgroot dat de werknemer in het gelijk wordt gesteld zoals zeer onlangs nog in een uitspraak van de Rechtbank Midden-Nederland van juli van dit jaar.

Uitzondering
De Hoge Raad heeft geoordeeld dat hierop één uitzondering mogelijk is. Dat is het geval als door de wijze waarop werkgever en werknemer invulling hebben gegeven aan hun arbeidsovereenkomst volgt dat de werkgever niet over de gegevens kán beschikken van het aantal opgenomen vakantiedagen. Hierbij moet dan gedacht worden aan bijzondere gevallen zoals werknemers met een grote mate van vrijheid van invulling van de werkzaamheden, vaak bestuurders of anderszins zeer zelfstandig opererende werknemers, die geen urenverantwoording hoeven af te leggen en van wie veelal aan het einde van het jaar het vakantiesaldo geacht wordt te zijn genoten. Het gaat hier uit uitzonderlijke gevallen en dus niet om de werknemer die laks is met het opgeven van dagen in app of portal terwijl de werkgever daar niet tegen optreedt.

Kortom
Kortom de vakantie is voorbij, maar het is en blijft zaak om te controleren of de vakantieadministratie op orde is. De werkgever die dat niet doet kan dat veel geld kosten omdat een aanspraak van de werknemer dan mogelijk onvoldoende betwist kan worden.