Vergaderingen van aandeelhouders in de coronacrisis

Wat is de rol en de bevoegdheid van de algemene vergadering?

Binnen de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (B.V.) heeft de algemene vergadering, bestaande uit aandeelhouders en eventuele andere vergadergerechtigden, een grote macht. Die macht oefent de algemene vergadering enigszins op de achtergrond uit, nu met de dagelijkse leiding niet de algemene vergadering maar het bestuur is belast.

Deze algemene vergadering kan deze bestuurders (en indien er een raad van commissarissen is, de commissarissen) echter aanstellen, schorsen, ontslaan en desgewenst décharge verlenen. Ook de bevoegdheid om jaar­rekening vast te stellen en de winst te bestemmen is voorbehouden aan de algemene vergadering. Dit zijn allemaal zaken die de kern van de B.V. en de onderneming betreffen.

Hoe vindt een algemene vergadering plaats?

• Uitgangspunt in de wet is nog altijd dat een fysieke vergadering plaatsvindt; dat wil zeggen een bijeenkomst waar de vergader­gerechtigden aanwezig zijn of door middel van een volmacht door een ander worden vertegenwoordigd.
• Alleen als de statuten het toelaten dan is deelname aan een vergadering via elektronische weg mogelijk; verdere voorwaarden bij digitale deelname zijn dat identificatie van de deelnemers mogelijk is en dat zij de vergadering kunnen volgen en daarin ook kunnen stemmen. Alternatief 1 en 2 zijn ook te combineren, door een fysieke vergadering te laten plaatsvinden waarbij deelname ook digitaal mogelijk is.
• In plaats van een vergadering kan ook een schriftelijk besluit worden genomen. De vergadering vindt dan als het ware ‘op papier’ plaats. Hiermee moeten dan wel alle vergader­gerechtigden hebben ingestemd. De bestuurders en commissarissen hebben het recht vooraf advies uit te brengen.

Welke vorm wordt meestal gekozen?

In de praktijk vindt, als de neuzen binnen de B.V. dezelfde kant op staan en er een overzichtelijk aantal vergadergerechtigden zijn, veel schriftelijke besluitvorming plaats. Er worden schriftelijke stukken voorbereid en daaronder worden handtekeningen geplaatst. Een fysieke bijeenkomst is dan helemaal niet nodig.

Zodra er echter geschillen ontstaan, verschuift het accent richting de fysieke vergadering, alwaar dan verhitte discussies kunnen plaatsvinden.

Hebben de corona-maatregelen gevolgen voor de besluitvorming door de algemene vergadering?

Om de verspreiding van het corona-virus tegen te gaan heeft de overheid bijeenkomsten verboden. Een fysieke vergadering houden kan daardoor onmogelijk worden. Alternatieven zijn het genoemde elektronische alternatief, maar dan moet wel aan de voorwaarden daarvoor zijn voldaan, en de schriftelijke besluitvorming. Zoals opgemerkt is die laatste optie minder geschikt indien er geen overeenstemming is over de te varen koers van de B.V. In het uiterste geval zou ervoor kunnen worden gekozen om de algemene vergadering later te houden, maar als er vergaderpunten voorliggen die geen uitstel kunnen verdragen is dat uiteraard geen optie.

Hoe nu verder?

Dat bijeenkomsten zijn verboden leidt niet alleen bij besluitvorming door algemene vergaderingen tot problemen, maar ook (bij voorbeeld) voor de overheid zelf, zoals voor gemeenteraden en Provinciale Staten. In hoog tempo worden er daarom noodwetten voorbereid waarmee digitale besluit­vorming in die diverse gremia mogelijk wordt gemaakt.

Ook voor besluitvorming binnen de B.V. wordt op dit moment wetgeving voorbereid die moet toelaten dat besluitvorming via elektronische weg mogelijk wordt zelfs waar de statuten daar niet in voorzien. Wat deze noodwet precies inhoudt is nog onbekend, maar uit de berichtgeving door het Ministerie van Veiligheid en Justitie is wel af te leiden waar dit heengaat:

“[Het] wordt het op verschillende terreinen mogelijk om, waar nu nog fysieke overleg- en besluit­vormings­procedures zijn voorgeschreven, tijdelijk via elektronische middelen te communiceren. Dan gaat het bijvoorbeeld om beursvennootschappen en verenigingen die jaarlijks een algemene vergadering moeten houden. Door het coronavirus is het fysiek bijeenkomen onwenselijk. 

Het bestuur van rechtspersonen kan straks bepalen om een algemene vergadering te houden die uitsluitend via livestream (audio of video) te volgen is. Voorwaarde is wel dat de leden en aandeelhouders tijdens die vergadering of van tevoren vragen kunnen indienen, die uiterlijk op de vergadering zelf worden beantwoord. Mocht een lid of aandeelhouder niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan zo’n vergadering, dan zijn de genomen besluiten toch rechtsgeldig. Ook kan het bestuur de termijn voor het houden van een algemene vergadering en de termijn voor het opmaken van de jaarrekening uitstellen.”

Zodra de inhoud van deze noodmaatregelen concreter wordt zullen wij u daarover berichten.