Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen

Onlangs is een wetsvoorstel ingediend om het mogelijk te maken dat algemene vergaderingen van privaatrechtelijke rechtspersonen, zoals de besloten vennootschap (BV), naamloze vennootschap (NV) en vereniging, volledig digitaal worden gehouden. Op dit moment moeten dergelijke vergaderingen in ieder geval nog (deels) fysiek plaatsvinden.
Tijdens de coronapandemie was volledig digitaal vergaderen tijdelijk toegestaan. De tijdelijke wet die dit toestond is niet meer verlengd en op 1 juni 2023 vervallen. Na de ervaringen met deze tijdelijke mogelijkheid is de breed gedragen wens ontstaan deze optie permanent toe te staan.

De gedachte is onder meer dat deze aanpassingen ervoor moeten zorgen dat het vestigingsklimaat voor bedrijven in Nederland aantrekkelijk en concurrerend blijft. Leden en aandeelhouders van over de hele wereld zullen zo gemakkelijker kunnen deelnemen aan de algemene vergadering. Daarbij zorgt digitaal vergaderen voor een vermindering van het aantal reisbewegingen en het is daarmee een milieuvriendelijk, CO2-reducerend en duurzaam alternatief. Het houden van een volledig digitale vergadering kan ook een tijd- en kostenbesparing opleveren voor zowel de deelnemers als de rechtspersoon.

Met het voorstel is het niet langer nodig dat de algemene vergadering altijd fysiek toegankelijk moet zijn voor leden of aandeelhouders. Er gelden voorwaarden om te waarborgen dat leden en aandeelhouders langs elektronische weg volwaardig kunnen deelnemen aan de digitale vergadering. Leden of aandeelhouders moeten ook in een digitale vergadering bijvoorbeeld vragen kunnen stellen aan de bestuursleden en deel kunnen nemen aan de beraadslaging. Het uitzenden van een livestream is niet voldoende.

In het wetsvoorstel worden verder de regels voor oproeping voor de algemene vergadering aangepast, zodat het ook eenvoudiger wordt om de oproeping langs elektronische weg te doen. Nu geldt dat voor een oproeping voor een vergadering langs elektronische weg de aandeelhouder of het lid moet hebben ingestemd met digitale oproeping. Dit instemmingsvereiste wordt geschrapt. Voor de NV die niet beursgenoteerd is, zal de oproeping via een landelijk dagblad niet meer nodig zijn, maar zal oproeping bijvoorbeeld door plaatsing van een bericht op de website kunnen gebeuren.

Onder andere BV’s en NV’s kunnen alleen gebruikmaken van de mogelijkheid om (volledig) digitaal te vergaderen als dat in de statuten is vastgelegd. Dus zal een statutenwijziging nodig zijn om van deze optie gebruik te kunnen maken. Voor verenigingen en VvE’s is dat niet nodig, maar moet de ledenvergadering wel een machtiging geven voor het houden van een digitale vergadering.

Het streven is dat de wet per 1 januari 2025 in werking zal treden.